Comment choisir la bonne secrétaire indépendante ?

L’externalisation administrative gagne du terrain auprès des grandes entreprises et des PME/TPE. Et cette tendance n’est pas surprenante. Cette démarche représente une stratégie judicieuse qui permet aux dirigeants de se focaliser sur leur cœur de métier, tout en bénéficiant d’une flexibilité et d’une efficacité accrues dans la gestion quotidienne. 

Cependant, le succès de cette externalisation repose sur un choix déterminant : celui de la secrétaire indépendante, qui doit idéalement être alignée aux besoins spécifiques de chaque entreprise. On vous explique comment choisir votre assistante administrative afin de faire de l’externalisation administrative une véritable force pour votre organisation.

Pour aller plus loin : lire notre article Quel est le rôle d’une assistante administrative ?

Optez pour une secrétaire indépendante avec de l’expertise

La recherche d’une secrétaire indépendante adaptée aux besoins de votre entreprise ne se limite pas à parcourir des CV pour y dénicher des compétences clés en gestion administrative. Il s’agit avant tout de trouver une personne dotée d’une expertise et d’une expérience professionnelle alignées avec votre secteur d’activité.

Cette adéquation est avantageuse pour tout le monde : votre assistante comprendra rapidement les spécificités de ses missions et vous ne perdrez pas de temps à lui expliquer des subtilités qu’elle maîtrise déjà.  Elle comprend votre jargon, vos attentes, et même les défis auxquels votre entreprise peut faire face. Pour évaluer cette expérience, n’hésitez pas à demander des exemples concrets de projets réalisés, des défis surmontés et des solutions apportées.

De plus, les grandes entreprises et certaines PME/TPE se caractérisent souvent par un volume d’opérations administratives conséquent. Il est donc crucial que votre future secrétaire indépendante puisse non seulement gérer ce volume, mais surtout le faire avec une efficacité et une précision irréprochables.

Pour apprécier cette capacité, interrogez la candidate sur son expérience en gestion de volume horaire élevé, en organisation de documents complexes ou en tenue de permanence téléphonique durant des périodes de forte activité. Une bonne pratique consiste à demander comment elle organise son travail, priorise ses tâches et si elle utilise des outils de gestion pour assurer un suivi efficace.

Vérifiez les compétences techniques de votre assistante administrative

Le monde professionnel est de plus en plus numérisé. La capacité d’une secrétaire indépendante à naviguer avec aisance dans l’univers des outils numériques est donc primordiale.

Elle doit être à l’aise avec une gamme variée de logiciels et d’applications, allant des systèmes de gestion de documents (comme Microsoft Office ou Google Workspace) aux logiciels de comptabilité (tels que QuickBooks ou Xero). Votre assistante administrative doit aussi être experte dans l’utilisation des plateformes de communication modernes : emails, messageries instantanées (comme Slack ou Microsoft Teams), outils de vidéoconférence (tels que Zoom ou Google Meet) etc.

La maîtrise de ces outils permet d’optimiser l’organisation des documents, de gérer les factures et les paiements de manière efficiente et d’assurer une réponse rapide aux demandes avec un maintien de la continuité des opérations, même à distance. Privilégiez également une secrétaire indépendante capable de s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels ou applications spécifiques à votre entreprise.

Privilégiez une secrétaire indépendante alignée avec vos valeurs

Enfin, choisir une secrétaire indépendante alignée avec vos valeurs et votre approche professionnelle joue un rôle tout aussi crucial. Aujourd’hui, le contexte professionnel est de plus en plus axé sur l’éthique et la responsabilité sociale. C’est pourquoi il est essentiel que votre secrétaire indépendante se reconnaisse dans vos valeurs d’entreprise, surtout si elle doit échanger avec vos équipes ou vos clients.

Par exemple, si l’inclusion et la diversité sont des valeurs centrales de votre société, collaborer avec une secrétaire qui comprend et soutient ces principes peut avoir un impact positif profond. Elle pourrait, par exemple, veiller à ce que toutes les communications et les documents soient accessibles, reflétant ainsi un engagement envers l’inclusion à tous les niveaux.

Enfin, l’engagement d’une secrétaire indépendante envers la réussite de votre entreprise est un indicateur de sa motivation et de sa fiabilité. Une assistante qui s’investit dans les objectifs à long terme de l’entreprise peut véritablement contribuer à son succès. Pour identifier cet engagement, recherchez des signes de proactivité, comme la suggestion d’améliorations dans les processus administratifs ou l’initiative de formations pour maîtriser de nouveaux outils bénéfiques à l’entreprise.

Vous l’avez compris : le choix de votre secrétaire indépendante est une vraie décision stratégique. Un processus de sélection méticuleux basé sur ses années d’expérience, ses compétences techniques et sa cohésion avec votre culture d’entreprise vous garantit une collaboration efficace. Ora Process est une petite équipe dédiée à décharger les entreprises de leur gestion administrative. Nous sommes spécialisés dans la conception de processus personnalisés et optimisés afin de faciliter le quotidien des dirigeants.